EN
Podróże służbowe krajowe i zagraniczne
Zasada 30 dni w procesie wnioskowania o zgodę na wjazd służbowy
Aby zwiększyć komfort wnioskowania oraz obsługi podróży służbowych w Akademii rekomendujemy wnioskowanie o zgodę na wyjazd służbowy w systemie EPP na 30 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wyjazdu służbowego.
PODRÓŻ KRAJOWA - w związku z tym, że odbywanie krajowych podróży służbowych nie wiąże się z wnioskowaniem o zaliczkę, proces wnioskowania o zgodę na delegację krajową można rozpocząć natychmiast po uzyskaniu zgody na finansowanie takiej podróży.
PODRÓŻ ZAGRANICZNA – jeśli odbywanie zagranicznej podróży służbowej nie wiąże się z wnioskowaniem o zaliczkę, proces wnioskowania o zgodę na tego rodzaju delegację można rozpocząć natychmiast po uzyskaniu zgody na finansowanie takiej podróży. Jeśli odbywanie zagranicznej podróży służbowej wiąże się z wnioskowaniem o zaliczkę wówczas rekomendowany termin złożenia wniosku o odbycie podróży służbowej w systemie EPP wynosi 30 dni przed pierwszym dniem planowanej podróży, ale nie krócej niż 10 dni.
Poradnik dotyczący zasad odbywania, wnioskowania o zgodę oraz rozliczania podróży służbowych znajdą państwo w linku poniżej
Wnioskowanie i rozliczanie delegacji
Od 2 stycznia 2025 roku obowiązuje nowe procedury realizacji wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych opisane w zarządzeniu:
| Zarządzenie nr 75/2024 Rektora Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej z dnia 16 grudnia 2024 r. w sprawie szczegółowych zasad odbywania, finansowania i rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych | link do pliku |
| Załącznik nr 1 - umowa o używanie samochodu prywatnego | link do pliku |
| Załącznik nr 2 - ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) | link do pliku |
| Załącznik nr 3 - polecenie krajowego wyjazdu służbowego | link do pliku |
| Załącznik nr 4 - polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego | link do pliku |
| Załącznik nr 5 - zaliczka na krajowy wyjazd służbowy | link do pliku |
| Załącznik nr 6 - zaliczka na zagraniczny wyjazd służbowy | link do pliku |
| Załącznik nr 7 - rozliczenie krajowego wyjazdu służbowego | link do pliku |
| Załącznik nr 8 - rozliczenie zagranicznego wyjazdu służbowego | link do pliku |
Akademia posiada umowę ramową na świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów lotniczych za pośrednictwem biura podroży. W ramach tej usługi możliwe jest rezerwowanie i zakup biletów lotniczych w ramach podróży służbowych.
Procedura postępowania:
Krok 1: Zamawiający przesyła na adres delegacje@aps.edu.pl zapotrzebowanie na zakup biletów lotniczych zgodnie z obowiązującym wzorem: link do pliku
Krok 2: Pracownik Biura ds. Projektów Naukowych przesyła zapotrzebowanie do zewnętrznego biura podróży z prośbą o sporządzenie propozycji połączeń lotniczych i ich wyceny.
Krok 3: Po otrzymaniu wyceny z biura podróżny pracownik Biura ds. Projektów Naukowych przesyła zamawiającemu propozycje połączeń lotniczych oraz ich indywidualne wyceny.
Krok 4: Zamawiający wybiera jedną z opcji połączeń.
Krok 5: Pracownik Biura ds. Projektów Naukowych przekazuje do biura podróży informacje o wybranej przez Zamawiającego opcji połączenia lotniczego z prośbą o rezerwację i wykup biletów.
Krok 6: Pracownik Biura ds. Projektów Naukowych przekazuje zamawiającemu zakupione bilety lotnicze.
Krok 7: Rozliczenie kosztów zakupu biletów lotniczych następuje za pośrednictwem sytemu EPP po otrzymaniu faktury. Pracownik wyjeżdżający w delegacje ma obowiązek zaakceptowania wydatku w systemie.
UWAGA
Zakup biletów lotniczych odbywa się wyłącznie za pośrednictwem biura podróży, z którym Akademia ma aktualnie podpisaną umowę na świadczenie tego typu usług. Bilety zakupione poza tym biurem nie będą rozliczane i finansowane.
Do ceny każdego biletu należy doliczyć koszty opłaty serwisowej (zależną od destynacji).
W przypadku gdy osoba zamawiająca nie jest kierownikiem projektu, do wszczęcia procedury zakupy, konieczne jest uzyskanie zgody kierownika projektu.
Ubezpieczyciel: ERGO HESTIA
Polisa nr 436000380779
Ogólne warunki ubezpieczenia Biznes&Podróż znajdziesz tutaj